Critérios de avaliação

Os critérios de avaliação relativos ao reconhecimento do valor primário dos documentos, que corresponde ao motivo pelo qual se criaram os documentos (existe este valor entre a utilidade para a entidade produtora e o seu destinatário). Quanto ao valor secundário que levam à decisão de eliminar ou guardar os documentos, são constituídos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos DGARQ. [a] Valor este que se classifica com o interesse da investigação pelo passado, documentos que se vão conservar nos arquivos históricos para que o público possa usufruir dessa informação que passa a fazer parte do património cultural.

Agora que falamos valor primário e secundário da documentação, temos também que referir que a avaliação tem como objectivos:

· Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

· Aumentar o índice de recuperação da informação;

· Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;

· Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registo da informação;

· Conquistar espaço físico e reduzir o peso;

· Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais;

e

· Diminuir os custos de manutenção da documentação.

Neste caso em concreto, está patente o valor primário da documentação quando mencionamos documentos de contabilidade (facturas, recibos) que após o prazo legal obrigatório de conservação da documentação (estipulado por lei) será objecto de uma proposta de eliminação.

Quanto aos documentos de valor secundário, podemos referir que encontramos, por exemplo: actos de posse da Associação de Estudantes da ESEIG, actas, relatórios e contas, entre outros.

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[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998